Fathom je asistent pre videohovory, ktorý hovor zaznamená, prepíše a pripraví z neho zhrnutie. Jeho filozofia je jednoduchá: nech sa ľudia počas schôdze sústredia na rozhovor a poznámky nechajú na nástroj. Po skončení hovoru dostanú k dispozícii záznam, text a prehľad toho, čo sa povedalo a čo treba urobiť.
Je určený predovšetkým ľuďom, ktorí trávia veľa času na online stretnutiach. Teda obchodníkom, konzultantom, personalistom, projektovým manažérom, zakladateľom firiem a tímom zákazníckej podpory. Pre tých, čo vedú desiatky rozhovorov týždenne, je hlavným prínosom úspora času a lepšia pamäť na detaily.
Ako Fathom pracuje
Nástroj sa pripája k videohovorom na populárnych platformách. Po udelení povolení zaznamená zvuk aj obraz, vytvorí prepis a priradí repliky jednotlivým účastníkom. Počas hovoru alebo po ňom môžete označiť dôležité momenty, napríklad dohodu, otázku alebo úlohu. Po skončení vzniká zhrnutie, ktoré sa dá prezerať, upravovať a zdieľať.
Veľká časť hodnoty je v spätnom vyhľadávaní. Namiesto spomínania na to, čo klient povedal pred tromi týždňami, otvoríte záznam, vyhľadáte kľúčové slovo a prehráte presné miesto. Ktoré platformy sú podporované a aké ďalšie prepojenia existujú, nájdete na oficiálnom webe.
Praktické využitie
- Obchodné hovory, po ktorých potrebujete rýchlo napísať follow-up e-mail s dohodnutými bodmi.
- Úvodné pohovory s kandidátmi, keď chcete mať v hlave voľnú pozornosť a záznam si pozrieť neskôr.
- Konzultácie so zákazníkmi, pri ktorých sa žiadosti a pripomienky nesmú stratiť.
- Interné projektové stretnutia, z ktorých potrebujete zoznam úloh a zodpovedných ľudí.
- Zákaznícky výskum a rozhovory, z ktorých sa po čase hľadajú opakujúce sa témy.
- Zaškolenie nových kolegov pomocou záznamov skutočných hovorov, ak to vaše pravidlá dovoľujú.
Príklad: obchodný hovor
Konzultant má hovor s potenciálnym klientom. Zapne Fathom, rozprávanie sa venuje celé klientovi a nie písaniu. Po hovore dostane zhrnutie, z ktorého vyberie tri hlavné požiadavky, a vo follow-up e-maile na ne odkáže. Klient ocení, že nič nebolo zabudnuté.
Ako začať krok za krokom
- Na oficiálnom webe sa zaregistrujte a pozrite si, ktoré videokonferenčné platformy sú podporované.
- Pripojte kalendár a udeľte potrebné povolenia. Pozorne čítajte, k čomu dávate prístup.
- Pred prvým hovorom si v nastaveniach skontrolujte, či sa záznam spúšťa automaticky, alebo ručne.
- Na začiatku hovoru informujte účastníkov, že sa nahráva a prepisuje, a ak je to potrebné, získajte ich súhlas.
- Počas hovoru označte dôležité momenty, ak to funkcia dovoľuje.
- Po skončení otvorte zhrnutie, skontrolujte ho s prepisom a opravte nepresnosti.
- Zdieľajte alebo skopírujte výsledok do e-mailu, poznámok alebo systému na správu zákazníkov.
Tipy, ako zo záznamov vyťažiť viac
Zvyknite si hovor začať krátkou vetou, že sa nahráva, a vysvetliť, na čo bude záznam slúžiť. Tak získate dôveru a vyhnete sa trápnym otázkam neskôr.
Ujasnite si cieľ. Ak chcete poznámky na rýchle rozoslanie, zameriavate sa na zhrnutie a úlohy. Ak ide o učenie, preskúmate celé úseky záznamu. Podľa cieľa si prispôsobte, ako s výsledkom pracujete.
Kľúčové čísla, termíny a mená si pre istotu zopakujte nahlas pri hovore. Zhrnutia sú potom presnejšie a vy máte potvrdenie od druhej strany už počas rozhovoru.
Vytvorte si jednoduchý systém ukladania záznamov, napríklad podľa klienta alebo projektu. Veľa záznamov bez poriadku sa rýchlo stane len ďalším neprehľadným archívom.
Obmedzenia a riziká
Nahrávanie hovorov je citlivá téma. V mnohých situáciách je potrebné informovať účastníkov a pri niektorých aj získať ich súhlas. Pravidlá sa líšia podľa krajiny a typu rozhovoru, a preto si vopred overte, čo platí vo vašom prípade. Kolegovia z druhej firmy môžu mať vlastné pravidlá a nemusia byť s nahrávaním spokojní.
Obsah hovoru sa spracúva na serveroch poskytovateľa, takže si prečítajte zásady ochrany súkromia, spôsob uchovávania a možnosti zmazania záznamov. Citlivé záznamy, napríklad zdravotné, právne alebo finančné, vyžadujú osobitnú opatrnosť.
Zhrnutia a prepisy môžu obsahovať chyby, najmä pri slabom zvuku a odbornom slovníku. Podpora jazykov nemusí zahŕňať všetky jazyky rovnako, a tak ju pred nasadením overte na vlastnom hovore.
Pre koho nie je vhodný
Ak sa vaše hovory dejú prevažne telefonicky, mimo videokonferenčných platforiem, nemusí byť Fathom vhodný. Nehodí sa ani pre prostredia, kde je nahrávanie zakázané či by mohlo narušiť dôveru, napríklad pri veľmi osobných rozhovoroch. Ak potrebujete prepis dlhých odborných nahrávok s vysokou presnosťou, vhodnejšia môže byť služba s ľudskou kontrolou.
Ako Fathom využiť na učenie sa z vlastných hovorov
Zaujímavá vedľajšia výhoda záznamov je spätná väzba. Ak si obchodník alebo konzultant pozrie vlastný hovor s odstupom, uvidí veci, ktoré počas rozhovoru nevidel. Koľko hovoril on a koľko klient, kedy zaváhal, ktorú otázku mal položiť skôr. Takáto sebareflexia je cenná a bez záznamu by bola nemožná.
Pri tímoch môžu záznamy slúžiť ako materiál na zaškolenie. Nový kolega si pozrie niekoľko ukážkových hovorov a pochopí, ako tím rozpráva so zákazníkmi. Podmienkou je, že účastníci hovorov s takýmto použitím súhlasili a že zdieľanie zodpovedá pravidlám ochrany osobných údajov. Anonymizácia alebo výber hovorov, kde je použitie bezproblémové, je rozumný postup.
Pri zákazníckom výskume sa záznamy dajú porovnávať. Ak sa v niekoľkých rozhovoroch opakuje rovnaká výhrada, ide o signál pre produkt alebo službu. Dôležité je neprehliadnuť kontext. Jedna veta vytrhnutá zo záznamu môže znamenať niečo iné než celý rozhovor, preto sa k pôvodnému miestu vždy vráťte.
Napokon, záznam je dôkaz o tom, čo bolo dohodnuté. V sporných situáciách sa môže hodiť, no práve preto treba dbať, aby sa s ním zaobchádzalo zodpovedne, uchovával sa len po nevyhnutný čas a mali k nemu prístup len oprávnené osoby.
Nakoniec sa pýtajte, či záznam vôbec potrebujete. Pri niektorých rozhovoroch stačia ručné poznámky a pri veľmi osobných témach môže prítomnosť záznamu rozhovor zbytočne stiesniť. Nahrávanie používajte tam, kde prináša jasný úžitok a kde s ním všetci súhlasia.
Alternatívy z nášho katalógu
Veľmi podobný účel plní Fireflies, ktorý zaznamenáva online hovory a vytvára poznámky. Pre prepis priamo v prehliadači je tu Tactiq, pre viacjazyčné tímy Notta. Ak vás trápi hlavne kvalita zvuku počas hovoru, pozrite sa na Krisp.
Časté otázky
Vedia ostatní účastníci, že hovor nahrávam?
Mali by to vedieť. Slušnosť a často aj zákon vyžadujú, aby ste ich informovali. Oznámte to na začiatku hovoru.
Zachytí aj obraz, nielen zvuk?
Nástroj zaznamenáva videohovor, nie len zvuk. Konkrétne možnosti záznamu a úložiska si overte na oficiálnom webe.
Dajú sa záznamy zmazať?
Možnosti správy a mazania záznamov nájdete v nastaveniach a v zásadách ochrany súkromia služby.
Nahradí zhrnutie moje poznámky?
Ako prvý návrh je výborné, no dôležité údaje si overte voči prepisu. Zodpovednosť za presnosť zostáva na vás.